Pengelolaan HR tentu tidak luput dari sistem penggajian (payroll). Payroll bukan hanya mengurus tentang administrasi keuangan. Melainkan penghubung antara strategi bisnis dan kesejahteraan karyawan. Itu sebabnya, keahlian bidang ini perlu ditingkatkan melalui sertifikasi HR Payroll.
Tanpa kompetensi terstruktur, kesalahan kecil dalam penghitungan payroll bisa menimbulkan risiko dan ketidakpuasan karyawan. Sehingga, perusahaan akan lebih selektif memilih karyawan yang memiliki pengakuan kompeten melalui program sertifikasi HR Payroll.
Sertifikasi HR Payroll saat ini menjadi salah satu program peningkatan kompetensi paling dicari oleh praktisi HRD, terutama yang menangani proses penggajian.
Kebutuhan terhadap program ini meningkat seiring sistem pengelolaan gaji dan tunjangan yang semakin kompleks. Selain itu, ada juga tuntutan dan regulasi pemerintah seperti pajak, BPJS, THR, dan laporan keuangan. Maka, perusahaan butuh SDM kompeten secara teknis dan terstandar secara profesional.
Jika Anda seorang praktisi HRD, finance, atau fresh graduate yang ingin mendalami spesialisasi di bidang penggajian, sertifikasi HR Payroll patut diikuti. Sebelum kita ulas rekomendasi sertifikasi yang pas, ada baiknya Anda paham tentang seluk-beluk payroll.
Apa yang dimaksud dengan Payroll?
Kalau gaji merupakan hak karyawan yang diberikan oleh perusahaan sebagai imbalan atas pekerjaan yang sudah dilakukan, sesuai kesepakatan.
Nah, payroll merujuk pada keseluruhan proses administrasi penggajian, mulai dari pengumpulan data waktu kerja, kehadiran, penghitungan komponen gaji, potongan, hingga pembayaran gaji secara rutin dan sistematis kepada setiap karyawan.
Komponen sistem payroll umumnya mencakup gaji pokok, tunjangan seperti uang makan dan transportasi, bonus kinerja, potongan pajak penghasilan, iuran untuk jaminan sosial serta kesehatan, serta berbagai potongan lain.
Setiap periode penggajian, perusahaan umumnya mengirimkan slip gaji ke email masing-masing karyawan. Slip ini mencantumkan rincian penghasilan dan potongan yang membuat proses penggajian menjadi lebih transparan dan informatif bagi karyawan.
Sistem payroll juga memudahkan karyawan untuk memahami rincian potongan seperti pajak, asuransi, atau iuran lainnya. Dengan begitu, mereka dapat mengetahui jumlah gaji bersih yang diterima setiap bulan di rekening secara jelas.
Proses ini membutuhkan akurasi tinggi karena menyangkut hak finansial karyawan dan kepatuhan terhadap regulasi.
Adanya sistem payroll yang terstruktur, perusahaan dapat mengelola penggajian secara lebih efisien dan minim resiko kesalahan.
Apakah Payroll bagian dari HR?
Payroll memang berada di bidang keuangan. Namun di perusahaan, payroll adalah bagian tak terpisahkan dari fungsi HR. Seperti pembahasan di sub bab sebelumnya, karena penggajian erat kaitannya dengan data karyawan, kebijakan tunjangan, hingga pemenuhan hak normatif tenaga kerja.
HR berperan dalam menentukan struktur gaji, tunjangan, kebijakan cuti, serta sistem insentif yang diberlakukan perusahaan. Semua kebijakan tersebut akan menjadi komponen utama dalam proses payroll. Meskipun pelaksanaannya bisa melibatkan bagian keuangan, pengaturannya tetap berasal dari perencanaan SDM.
Selain itu, HR juga bertanggung jawab dalam memastikan payroll berjalan sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku. Contohnya seperti ketentuan upah minimum, THR, pesangon, atau sanksi jika terjadi keterlambatan pembayaran gaji.
Tahu kan, bahwa payroll bukan hanya urusan nominal, tapi juga bagian dari pemenuhan hak dasar karyawan.
Dalam perusahaan, pengelolaan payroll dilakukan secara kolaboratif antara HR dan finance. HR mengelola data karyawan dan kebijakan yang mempengaruhi gaji, sementara finance eksekusi proses pembayaran.
Dengan demikian, integrasi antara keduanya penting agar payroll dapat berjalan akurat, tepat waktu, dan sesuai regulasi. Penggajian yang tepat dan transparan menunjukkan bahwa perusahaan menghargai kontribusi karyawan, dan hal ini sangat berdampak pada retensi serta kepuasan kerja.
Payroll Tugasnya Apa Saja?
Tugas seorang payroll staff/officer tidak berhenti pada membayarkan gaji setiap bulan. Fungsinya mencakup keseluruhan proses administratif juga teknis berkaitan pengelolaan kompensasi dan kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan. Di banyak perusahaan, payroll bahkan menjadi indikator efisiensi manajemen SDM dan keuangan.
Salah satu tanggung jawab utama staff payroll adalah pengelolaan data karyawan seperti jabatan, gaji pokok, jam kerja, presensi, cuti, serta hak atas tunjangan. Data ini menjadi dasar perhitungan gaji yang akurat dan sesuai.
Tahap berikutnya adalah perhitungan gaji, staff payroll harus menghitung setiap komponen penghasilan seperti gaji pokok, lembur, insentif, bonus, dan tunjangan. Proses ini harus dilakukan secara presisi agar tidak terjadi kesalahan yang bisa menimbulkan keluhan karyawan atau risiko hukum.
Selain itu, mereka juga bertanggung jawab atas pemotongan dan pelaporan pajak. Termasuk pemotongan PPh 21, iuran BPJS, serta kewajiban lain sesuai regulasi. Setiap potongan harus didokumentasikan dengan baik dan disetorkan tepat waktu ke lembaga yang berwenang.
Setelah seluruh perhitungan selesai, mereka melanjutkan ke tahap distribusi gaji. Biasanya dilakukan melalui transfer bank, disertai dengan pengiriman slip gaji ke email masing-masing karyawan. Slip tersebut berisi rincian lengkap mengenai gaji kotor, potongan, dan gaji bersih.
Tugas penting lainnya adalah menyusun laporan penggajian. Laporan ini dibutuhkan oleh bagian keuangan, auditor internal maupun eksternal, dan juga untuk pelaporan resmi kepada pemerintah. Mereka harus memastikan semua data dapat ditelusuri dan sesuai standar pelaporan.
Staff Payroll juga harus dijalankan dengan taat hukum dan tetap siap bila ada audit, baik internal maupun eksternal. Artinya, setiap proses yang dilakukan harus sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan, perpajakan, serta ketentuan lembaga pengawas lainnya. Jika ada audit, data harus siap diperiksa secara lengkap dan akurat.
Kompleksitas dan tanggung jawab tinggi, menjadikan peran payroll kini dianggap strategis. Guna mendukung kredibilitas perusahaan dalam hal membangun kepercayaan karyawan akan sistem penggajian.
Berapa Gaji Karyawan Payroll?
Gaji karyawan payroll di Indonesia tergolong kompetitif, terutama jika dibandingkan dengan posisi administratif lain. Wajar saja mengingat tanggung jawab payroll tidak hanya perhitungan gaji, tapi menyangkut aspek hukum, keuangan, dan kesejahteraan karyawan keseluruhan.
Berdasarkan data dari berbagai sumber, penghasilan karyawan payroll bervariasi tergantung pada pengalaman, lokasi, serta skala perusahaan tempat mereka bekerja.
Untuk posisi karyawan pemula atau fresh graduate, gaji rata-rata kisarannya Rp3.000.000 hingga Rp5.000.000 per bulan.
Sementara untuk karyawan payroll di level menengah, rentang gajinya naik menjadi Rp5.000.000 sampai Rp9.000.000 per bulan. Pada tahap ini, payroll biasanya telah menangani sistem penggajian lebih kompleks dan menguasai aspek teknis serta regulasi ketenagakerjaan.
Pada level senior yang bertanggung jawab atas sistem payroll perusahaan besar, gaji bisa menyentuh angka Rp9.000.000 hingga Rp15.000.000 per bulan. Bahkan, di industri multinasional, angka ini bisa jadi lebih tinggi lagi, tergantung tingkat kompleksitas pengelolaan karyawan.
Selain gaji pokok, karyawan payroll juga menerima berbagai tunjangan dan benefit. Beberapa di antaranya tunjangan makan, transportasi, asuransi kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dana pensiun, hingga bonus tahunan berdasarkan performa perusahaan.
Hal ini menambah daya tarik posisi ini sebagai karir jangka panjang. Banyak perusahaan juga membuka jalur karir jelas untuk posisi payroll, mulai dari staf, supervisor, hingga manajer atau kepala HR.
Sertifikasi untuk Payroll
Jadi, itulah penjelasan terkait dunia payroll. Apakah Anda tertarik memperdalam kompetensinya?
Kalau iya, kebetulan Human Capital University menawarkan program sertifikasi yang cocok menunjang karir HR bidang Payroll.
Salah satu skema sertifikasi yang layak dipertimbangkan dan relevan dengan kebutuhan bidang HR Payroll adalah Human Capital Supervisor. Program sertifikasi ini memuat unit kompetensi tentang penyusunan sistem remunerasi, yang merupakan bagian inti dari tugas payroll.
Unit kompetensi ini juga membekali peserta dengan dasar hukum pengupahan di Indonesia, termasuk aspek pajak dan jaminan sosial yang harus diakomodasi dalam sistem penggajian. Alhasil, Anda bisa menyusun sistem payroll yang efisien dan sesuai aturan hukum dengan lebih percaya diri dan profesional.
Menariknya lagi, sertifikasi HC Supervisor memiliki format pelatihan dan asesmen berbasis SKKNI, sehingga sangat aplikatif dan sesuai dengan kebutuhan lapangan. Di sinilah nilai tambahnya! Anda tidak hanya menguasai proses teknis, tetapi juga memahami aspek strategis dalam kebijakan pengupahan.
Tentu ini pilihan yang ideal bagi HR payroll yang ingin meningkatkan kapabilitas, memperluas cakupan peran, atau mempersiapkan diri untuk promosi jabatan di bidang SDM. ***
Kontributor: Roudlotul Auwalina
Human Capital University adalah lembaga pelatihan dan sertifikasi HR terkemuka yang berfokus pada peningkatan kompetensi profesional SDM. Artikel kami disusun oleh para ahli HR dan trainer bersertifikasi untuk membantu profesional, perusahaan, dan fresh graduate meningkatkan keterampilan serta pemahaman mereka dalam dunia HR
Saya jadi penasaran, apakah ada tren atau studi kasus yang menunjukkan dampak langsung dari sertifikasi ini terhadap peningkatan efisiensi operasional dan kepuasan karyawan di perusahaan?